COMO RECLAMAR EL PAGO DE UNA DEUDA EN DISTINTAS SITUACIONES.

Cúbrete las espaldas

• Recaba toda la información posible sobre el servicio a cobrar: número de factura, si la hay, plazo de realización, de entrega... Documéntate bien.

• Reúne todos los datos sobre la empresa: estado de liquidez, antecedentes, trayectoria con nosotros…

• Fija las condiciones de pago: si estás dispuesto a retrasarlo o a aceptar plazos, qué aspectos vas a negociar y cuáles no, si aceptarás un reconocimiento de deuda o vas a exigir pagarés, avales personales o medidas similares a estas.

• Recopila todas las pruebas posibles. Guarda todos los mensajes cortos o SMS, los fax, los correos electrónicos o incluso, si te autorizan, graba las conversaciones telefónicas que intercambies.

• ¿Cuándo las enviaremos? Habitualmente, el primer aviso al deudor se produce vía telefónica, pero a veces no es así y se pasa a enviar la carta como primer toque de atención. Ésta debe enviarse pasados un tiempo prudencial de que se produzca la primera incidencia, pero nunca más de cinco días o una semana a lo sumo. Entre la primera y la segunda no deben pasar más de diez días. En esta segunda habrá siempre un emplazamiento para pagar y debe cumplirse a rajatabla. Es decir, si en el plazo fijado no hay noticias, se enviará la tercera carta y, esta vez sí, con certificado de envío.

• ¿Cómo las mandaremos? Si es por correo certificado, asegúrate por lo menos de su recepción, pero no tiene efecto probatorio y, además, puede ser rechazado por el destinatario. También es posible enviarlo por correo electrónico con aviso de recibo y en este caso, además, contamos con la prueba. También puedes utilizar el fax, burofax, telegrama, télex y una nueva modalidad, el certimail, que es un correo electrónico con depósito notarial, tiene fuerza probatoria y valor fehaciente con lo cual puede ser utilizado como pruebas en un juicio, pero es mejor reservarlo para las últimas comunicaciones.

• Consejos estilísticos. La argumentación debe ser breve, usa un vocabulario sencillo, recurre a un lenguaje positivo, al menos en la primera misiva. Renuncia al subjuntivo y al condicional porque transmiten duda o de dejar en manos del acreedor la posibilidad de pagar. Mejor, verbos en tiempo activo. Es preferible la primera persona del plural por ser más corporativo. En el destinatario siempre debe aparecer el responsable de la empresa o del departamento correspondiente y el nombre de la empresa. Si hay más de una factura por cobrar, se consignarán todas las facturas que han vencido y las que están a punto de vencer.

• Hacerlo cuanto antes. Cuanto más nos retrasemos en reclamar un pago, más difícil será cobrarlo. Por un lado, porque le transmitimos al deudor cierta dejadez o que no nos corre prisa y, por otro, porque le damos tiempo para realizar movimientos de bienes que pueden perjudicarnos. Pero, además, cuanto más tardamos en cobrar una cantidad, menos valor tiene ese dinero (se calcula una pérdida de un euro mensual por cada cien euros dejados de cobrar).

• Cambia la actitud. Es importante que quien vaya a realizar esta gestión, seas tú personalmente o la delegues, cumpla algunos requisitos: debe ofrecer una imagen seria y rigurosa, debe estar libre de prejuicios, de manera que no llegue al encuentro personal o telefónico con una hostilidad encubierta. Que se plantee la gestión con el convencimiento de que va a obtener éxito y con una actitud positiva y asertiva. En muchos casos, el retraso se debe a problemas con la recepción de la factura o a un despiste. Planteémonoslo desde esta perspectiva para afrontar mejor la cita. Tampoco debes tener un sentimiento de culpabilidad: la culpa es del deudor.

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